Guides Terkini Tentang Membuat Jadwal Pekerjaan Proyek

Membuat Jadwal Pekerjaan Proyek - Project  Schedule  atau  jadwal  proyek  dibuat  oleh  project manager  untuk  mengatur  manusia  di dalam  proyek  dan  menunjukkan  kepada  organisasi bagaimana  pekerjaan  (proyek)  akan dilaksanakan.  Ini  adalah  alat  untuk  memantau  (bagi  project manager)  apakah  proyek  dan  tim masih terkendali atau tidak.

Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan dan daftar resource yang dibutuhkan. Sebelum jadwal dibuat, WBS harus terlebih dahulu ada, jika tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.

Untuk  membuat  project  schedule,  ada  beberapa  software  yang  bisa  dijadikan  pilihan.  Pilihan software  yang  gratis  dan  open  source  antara  lain: Open Workbench,  dotProject,  netOffice  dan Tutos. Beberapa hal perlu diperhatikan ketika membuat project schedule, seperti:

1.  Alokasi resource pada tiap pekerjaan,

Resource  bisa  berupa  berbagai  hal  seperti  manusia,  barang,  peralatan  (komputer, proyektor, dll), tempat  (ruang  rapat,  misalnya)  atau  layanan  (seperti  training  atau  tim pendukung  out  source) yang  dibutuhkan  dan  mungkin  ketersediaannya  terbatas. Bagaimanapun juga resource yang utama adalah manusia. Pertama,  project  manager  akan  mengalokasikan  orang(-orang)  tertentu  untuk suatu pekerjaan.  Kemudian,  selama  pekerjaan  tersebut  berlangsung,  orang  tersebut  mungkin menjadi terlalu sibuk sehingga tidak bisa dialokasikan untuk pekerjaan lainnya. Perhatikan bahwa pemilihan  pelaku  perlu  disesuaikan  dengan  kemampuan  dan  berbagai  hal  lain karena ada pekerjaan  yang dapat dilakukan oleh  siapa  saja,  tetapi umumnya pekerjaan
hanya dapat dikerjakan oleh satu atau beberapa orang saja.

2.  Identifikasikan setiap ketergantungan,

Sebuah pekerjaan disebut memiliki ketergantungan jika melibatkan aktivitas, resource atauwork product  yang  dihasilkan  pekerjaan/aktivitas  lain.  Contoh:  test  plan  tidak  mungkindilaksanakan selama software belum diimplementasikan/ditulis, program baru dapat ditulis setelah class atau modul dibuat dan dideskripsikan pada tahapan desain. Tiap  pekerjaan  pada WBS  perlu  diberi nomor,  dengan  angka  tersebut  bergantung  pada nomor pekerjaan syaratnya. Berikut ini adalah sedikit gambaran tentang bagaimana suatu pekerjaan menjadi tergantung pada pekerjaan lainnya.


3.  Buat jadwalnya

Tiap  pekerjaan  juga  memiliki  jangka  waktu  pekerjaan.  Dengan  demikian  jadwal  bisa dibuat, contoh:

Tiap  pekerjaan  ditunjukkan  dengan  kotak,  sedangkan  ketergantungan  antar  pekerjaan ditunjukkan  dengan  gambar  panah. Kotak  hitam  berbentuk wajik  antara D  dan E  (pada gambar di atas) disebut milestone atau pekerjaan tanpa durasi. Milestone digunakan untuk menunjukkan kejadian penting pada jadwal. Sedangkan kotak hitam panjang antara C dan D  yang  juga mengandung  potongan  wajik  menunjukkan  summary  task  atau  dua  sub pekerjaan yang memiliki induk yang sama. Jadwal bisa dibuat dalam bentuk Gantt Chart, PERT atau diagram semacamnya. Contoh Gantt Chart yang dibuat dengan sebuah tool manajemen proyek:

Risk Plan

Risk  plan  adalah  daftar  resiko/masalah  yang  mungkin  terjadi  selama  proyek  berlangsung  dan bagaimana  menangani  terjadinya  resiko  tersebut.  Bagaimanapun  juga  ketidakpastian  adalah musuh  semua  rencana,  termasuk  rencana  proyek.  Terkadang  ada  saja  waktu-waktu  yang  tidak menyenangkan  bagi  proyek,  banyak  kesulitan  terjadi  misalnya  suatu  resource  tiba-tiba  tidak tersedia. Oleh karenanya risk plan adalah persiapan terbaik menghadapi ketidakpastian. Langkah-langkah berikut dapat menjadi acuan untuk mendapatkan Risk Plan: 

1.  Pembahasan resiko potensial

Project manager akan memimpin  sebuah  sesi/rapat  untuk mengidentifikasikan masalah-masalah yang mungkin akan muncul. Anggota  tim akan dipancing untuk mengemukakan resiko-resiko yang terpikirkan. Project manager akan menuliskannya di papan  tulis setiap ada yang mengemukakan pendapat yang relevan. Sedikit pendapat mungkin akan muncul pada  awalnya,  kemudian  berlanjut dengan  tanggapan  yang  susul-menyusul  hingga akhirnya suasana mendingin sampai akhirnya pendapat terakhir diutarakan. Resiko  yang  dimaksud  di  sini  adalah  resiko  spesifik.  Jika  suatu resiko  dirasa  belum spesifik maka project manager akan memancing agar permasalahan disampaikan secara lebih spesifik. Sumber masalah yang baik lainnya adah asumsi-asumsi yang muncul ketika membuat Vision and Scope dan melakukan estimasi dengan metode Wideband Dephi.

2.  Estimasi dampat tiap resiko/masalah

Tim akan memberikan rating untuk setiap resiko. Nilainya berkisar dari 1 (masalah dengan resiko kecil)  hingga  5  (masalah  dengan  resiko  besar,  kemungkinan  munculnya  besar, mungkin menghabiskan biaya besar dan sulit untuk membereskannya).

3.  Buat sebuah risk plan

Tim akan mengidentifikasi langkah-langkah yang akan di ambil untuk mengatasi masalah- masalah yang akan muncul tersebut, dimulai dari resiko bernilai 5.

Penjadwalan Proyek

PERT  adalah  suatu  alat  manajemen  proyek  yang  digunakan  untuk  melakukan  penjadwalan, mengatur  dan mengkoordinasi  bagian-bagian  pekerjaan  yang  ada  didalam  suatu  proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan  oleh  Angkatan  Laut  Amerika  Serikat  pada  tahun  1950  untuk mengatur  program misil.  Sedangkan  terdapat  metodologi  yang  sama  pada  waktu  bersamaan  yang  dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.

Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan  ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian  (event)  atau  suatu  titik  tempuh  (milestone).  Titik-titik  tersebut  dihubungkan  oleh suatu vektor  (garis  yang memiliki arah)  yang merepresentasikan  suatu pekerjaan  (task) dalam  sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.

Dari gambar 1 dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan. Seperti pekerjaan 1 dilakukan  terlebih dahulu  (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2, 3, 4, setelah  itu pekerjaan 5,6. Titik 7 adalah  titik  finish dimana pekerjaan  terakhir dilakukan dan merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram PERT juga menunjukan  suatu  keterikatan antar pekerjaan yang  tidak dapat dipisahkan. Keterikatan  itu dapat  dilihat  dengan  contoh  pekerjaan  2,  3,  4  hanya  dapat  dilakukan  jika  pekerjaan  1  sudah selesai dilakukan.

Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan  lain disebut  juga sebagai pekerjaan  pararel  (pararel  task  atau  concurrent  task).  Selain  itu  terdapat  juga  sebuah  aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram PERT  dapat  digunakan  untuk mengetahui  suatu  urutan  aktivitas  kritis  atau  aktivitas  yang  harus
dilakukan  sebagai  prioritas  utama  (critical  path),  penjadwalan  dengan  aktivitas  lain,  dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.

KARAKTERISTIK PERT

Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.

Ciri-ciri jalur kritis adalah:
  1. Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.
  2. Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan
  3. mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.
  4. Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.


KARAKTERISTIK PROYEK
  1. Kegiatannya  dibatasi  oleh  waktu;  sifatnya  sementara,  diketahui  kapan  mulai  dan
  2. berakhirnya.
  3. Dibatasi oleh biaya.
  4. Dibatasi oleh kualitas.
  5. Biasanya tidak berulang-ulang.


MANFAAT PERT

1.  Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.
2.  Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.
3.  Dapat mengetahui  kemungkinan untuk mencari  jalur alternatif  lain  yang  lebih baik untuk
kelancaran proyek.
4.  Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.
5.  Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

Sumber : blog.fajarbaskoro

0 Response to "Guides Terkini Tentang Membuat Jadwal Pekerjaan Proyek"

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel